Generalforsamlinga vert innkalla av styret. Ved kjent forfall vert varamedlemer kalla inn.
Styret kan avgjera at det skal kallast inn til ekstraordinær generalforsamling. Styret skal kalla inn til ekstraordinær generalforsamling når revisor eller minst 2 medlemer av generalforsamlinga skriftleg krev det for å få handsama eit bestemt oppgitt emne.
Innkalling til generalforsamling skal innehalde opplysningar om tid og stad for møtet, og dei saker som skal handsamast på generalforsamlinga. Innkalling til ordinær generalforsamling skal sendast seinast 14 dagar før generalforsamlinga. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal kunngjerast seinast 7 dagar før generalforsamlinga om ikkje ein lengre frist følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjeving.
Eit medlem har rett til å få handsama ei sak meldt skriftleg til styret innan ei veke før møtet i generalforsamlinga vert halde.
Kvar einskild medlem av generalforsamlinga har ei stemme i generalforsamlinga. Generalforsamlinga kan ta avgjerd når minst halvparten av medlemene er til stades. Ei avgjerd av generalforsamlinga krev simpelt fleirtal av dei avgjevne stemmene om ikkje anna er fastsett i lov eller vedtekter.
Avgjerd om å oppløyse stiftinga og om å endre stiftinga sitt føremål i andre tilfelle enn ved samanslåing av stiftinga, krev tilslutnad frå alle som deltek i møtet (samrøystes vedtak). Avgjerder som nemnt i punkt 11 krev tilslutnad frå minst 9/10 av dei som deltek i møtet. Andre avgjerder som nemnt i punkt 12 til 14 krev tilslutnad frå minst 2/3 av dei som deltek i møtet. Avgjerd om oppløysing og om å endra vedtektene skal føreleggast rette styremakter for godkjenning.
Styreleiar skal møta på generalforsamlinga. Dei andre styremedlemene og dagleg leiar har møterett. Det skal førast protokoll over forhandlingane. Protokollen skal underskrivast av møteleiaren og to andre personar som vert peika ut av generalforsamlinga mellom dei som er til stades.
§ 2-4 Styret
Stiftinga skal ha eit styre på 5 til 7 medlemer og inntil 3 varamedlemer.
Styret skal ha det mynde og ansvar som følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjevinga og desse vedtektene.
Styremedlemer, herunder styreleiar, vert valde av generalforsamlinga for to år om gongen. I første periode tenestegjer halvparten i 1 år. Attval kan finne stad.
Samansetjinga av styret skal reflektera samansetjinga av dei gruppene som har stemmerett på generalforsamlinga. Medlemer og varamedlemer av styret skal fylle dei krav som følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjevinga.
Ved første val vert det sitjande styret i Sparebanken Hardanger vald som stytet i nstiftinga , med unntak av dei tilsette sine representantar.
Medlemer og varamedlemer av styret må ikkje ha styreverv eller tilsetjing i selskap som Ved første val vert det sitjande styret i Sparebanken Hardanger vald som styret i stiftinga, med konkurrerer med Sparebanken Vest eller eit anna selskap i same konsern som Sparebanken Vest. Dersom noko medlem kjem i ein slik situasjon i løpet av funksjonstida, kjem varamedlem inn i vedkomande sin stad dersom det er oppnemnt varamedlemer, elles vert det gjennomført suppleringsval. Dersom det er varamedlem som kjem i nemnde situasjon, går vedkomande ut som varamedlem.
Styremedlem , nestleiar eller styreleiar kan ikkje ha dette vervet i lengre enn 12 år samanhengande tidsrom og ikkje lengre enn 20 år samla.
§ 2-5 Forvaltinga av stiftinga sine midlar
Styret skal sjå til at stiftinga sine midlar vert forvalta i samsvar med stiftinga sitt føremål, jf. § 1-2, og at verksemda er i samsvar med dei til ei kvar tid gjeldande reglar og stiftinga sine vedtekter.
Generalforsamlinga fastset etter forslag frå styret nærare retningslinjer til forvaltninga av stiftinga sine midlar. Styret skal leggje fram for generalforsamlinga ei oversikt over kapitalforvaltinga ein gong i året om ikkje generalforsamlinga ønskjer hyppigare orientering.
For å vere i tråd med stiftinga sitt føremål, skal stiftinga i si forvaltning, så langt som mogeleg sjå til at stiftinga sin grunnkapital til ei kvar tid vert oppretthalden uavhengig av svingingar i kursen på eigenkapitalbevisa i Sparebanken Vest.
§ 2-6 Disponering av stiftinga sine midlar
Stiftinga kan dele ut gåver til ålmennyttige føremål i samsvar med stiftinga sitt føremål, jf. § 1-2. Stiftinga skal i forvaltninga søkje å sikre stabilitet i stiftinga si tildelingsevne.
Det er ei overordna målsetjing at stiftinga skal ivareta realverdien på grunnkapitalen.
§ 2-7 Styret si sakshandsaming
Styret skal handsama saker i møte med mindre styreleiar finn at saka kan handsamast skriftleg eller på annan trygg måte. Årsrekneskap og år smelding skal handsamast i møte. Dagleg leiar skal møta i styremøta.
Styreleiar skal syta for handsaming av aktuelle saker som høyrer inn under styret. Styremedlemene kan krevja at styret handsamar bestemte saker. Styrehandsaming skal varslast på føremålstenleg måte og med rimeleg frist.
Styret kan ta avgjerd når meir enn halvparten av medlemene deltek i styrehandsaminga. Styret kan likevel ikkje ta avgjerd utan at alle styremedlemene, og ved kjent forfall eventuelle varamedlemer, så vidt mogeleg er gitt høve til å delta i handsaminga av saka.
Ei avgjerd av styret krev at eit fleirtal av dei styremedlemene som tek del i handsaminga av ei sak, har stemt for. Ved likt stemmetal gjeld det som styreleiar har stemt for. Er styreleiar ikkje til stades, gjeld det som møteleiaren har stemt for. Det skal førast protokoll over styrehandsaminga.
§ 2-8 Inhabilitet
Ein styremedlem må ikkje ta del i handsaming eller avgjerd av spørsmål som har slik særleg betyding for eigen del eller for nokon nærståande, at medlemen må seiast å ha personleg eller økonomisk særinteresse i saka.
Ein styremedlem kan heller ikkje ta del i sakshandsaminga eller avgjerda når vedkomande eller nokon nærståande har stilling eller tillitsverv i ein privat eller offentleg institusjon, organisasjon eller eit føretak som har økonomisk eller anna særinteresse i saka, eller når vedkommande i slik eigenskap tidlegare har teke del i handsaminga av saka. Ved offentleg stilling eller verv er vedkomande likevel ikkje inhabil i saker som gjeld disponering av midlar til fordel for det offentlige.
§ 2-9 Representasjon
Styreleiar eller to av styret sine medlemer i fellesskap teiknar stiftinga sitt firma. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter.
§ 2-10 Dagleg leiar
Styret kan tilsetja dagleg leiar. Dersom omfanget av dei oppgåvene som skal utførast av den daglege leiinga tilseier det, kan styret i staden inngå oppdragsavtale med person eller selskap om utføring av oppgåvene som dagleg leiar.
Dagleg leiar står for den daglege leiinga av stiftinga si verksemd, og skal følgja dei retningsliner og pålegg styret har gjeve. Dagleg leiar skal effektuera dei utdelingar stiftinga gjer, og syta for at det blir allment kjent at midlane stammar frå Sparebankstiftinga Hardanger. Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som er av uvanleg art eller har mykje å seia. Dagleg leiar skal syta for at selskapet sine rekneskap er i samsvar med lover og forskrifter, og at formuesforvaltinga er ordna på ein trygg måte.
Dagleg leiar må ikkje inneha styreverv eller tilsetjing i selskap som konkurrerar med Sparebanken Vest eller eit anna selskap i same konsern som Sparebanken Vest.
§ 3-1 Disponering av årsoverskot – dekking av underskot
Stiftinga sitt overskot skal disponerast i samsvar med stiftinga sitt føremål, jf. § 1-2 innanfor dei rammer som følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjevinga og desse vedtektene.
Underskot, etter styret sine disponeringar, vert dekka først av fri eigenkapital, deretter av grunnkapitalen.
§ 3-2 Disponering av stiftinga sine midlar ved oppløysing av stiftinga
Ved oppløysing skal stiftinga sine midlar gå til fremjing av sparebankverksemd etter nærare avgjerder tekne av generalforsamlinga.
Som sparebankverksemd vert i denne samanheng også rekna fremjing av Sparebanken Vest si verksemd under føresetnad av at banken driv verksemd i dei distrikta der Sparebanken Hardanger dreiv verksemd tidligare.
Avgjerd om disponering av stiftinga sine midlar ved oppløysing skal føreleggast rette styremakter for godkjenning.
